Supongamos que usted es un no residente que posee o planea formar una sociedad de responsabilidad limitada en los Estados Unidos. Comprender cómo el Servicio de Impuestos Internos asignar y usar el Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) es esencial. Un ITIN es un número de identificación de nueve dígitos que se emite con fines tributarios federales cuando una persona no reúne los requisitos para obtener un número de seguro social, pero aún tiene la obligación de declarar o declarar. Este número suele ser la clave para cumplir con la legislación tributaria de los EE. UU. para los propietarios de LLC de un país extranjero.
Los miembros no residentes de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) necesitan un ITIN para presentar una declaración de impuestos federales, declarar sus ingresos y cumplir con los requisitos del impuesto federal sobre la renta. Sin un ITIN, los propietarios extranjeros pueden tener que retener sus ganancias, perder oportunidades de solicitar los beneficios de los tratados tributarios y tener dificultades para acreditar los registros de propiedad. Dado que una LLC es una entidad comercial que se trata por separado a efectos fiscales, cada propietario debe tener el número de identificación correcto para evitar multas y demoras.
Esta guía explica cómo se aplican los ITIN a las diferentes estructuras empresariales, incluidos los acuerdos de LLC de un solo miembro, las asociaciones de varios miembros o los casos en los que una LLC elige el estado fiscal de corporación C o corporación S. Le explicará el proceso de solicitud, las normas de renovación, los motivos más comunes de rechazo y los riesgos de incumplimiento. Ya sea que esté creando una nueva LLC o administrando una compañía existente, comprender estos requisitos ayuda a proteger los activos de su empresa, reducir la responsabilidad personal y sentar una base sólida para sus operaciones comerciales en EE. UU.
Qué es un ITIN y por qué los propietarios de LLC no residentes necesitan uno
Un Número de identificación individual del contribuyente es un número de identificación de nueve dígitos que el Servicio de Impuestos Internos emite a las personas que no reúnen los requisitos para obtener un número de seguro social pero que, aun así, deben cumplir con los requisitos tributarios federales. Este número suele ser la puerta de entrada para cumplir con la legislación tributaria de los EE. UU. para una sociedad de responsabilidad limitada con miembros no residentes. Garantiza que cada propietario de una entidad comercial pueda presentar una declaración de impuestos federales, declarar sus ingresos y cumplir con los requisitos de retención.
Principales razones por las que los propietarios de LLC no residentes necesitan un ITIN
- Obligaciones de declaración de impuestos: La mayoría de las LLC se tratan como sociedades a efectos del impuesto sobre la renta. Presentan el formulario 1065 y emiten el Anexo K-1 a cada miembro. Un propietario no residente debe tener un ITIN para poder incluirlo en estos formularios.
- Retención a los socios extranjeros: Según la Sección 1446, las asociaciones deben retener las ganancias que estén efectivamente relacionadas con una operación o negocio estadounidense. Sin un número de identificación válido, es posible que se aplique una retención más alta.
- Cumplimiento de FIRPTA: Cuando una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) es propietaria de bienes inmuebles en EE. UU., la Ley del Impuesto a la Inversión Extranjera en Bienes Inmuebles exige la presentación de informes mediante formularios que se basan en un ITIN válido.
- Presentación de declaraciones de impuestos federales: Las personas no residentes utilizan los ITINs del formulario 1040NR para solicitar los beneficios del tratado, declarar sus ingresos y evitar la doble tributación.
El número de identificación correcto es fundamental para los propietarios de LLC sujetos a impuestos estadounidenses. Protege contra las sanciones, garantiza el acceso a los beneficios de los tratados y permite la presentación oportuna de los formularios correspondientes. Para cualquier persona que opere a través de las fronteras, obtener y mantener un ITIN es esencial para construir una estructura empresarial legal y confiable en los Estados Unidos.
Quién necesita un ITIN como propietario de una LLC
No todos los propietarios de sociedades de responsabilidad limitada requieren un ITIN, pero los miembros extranjeros casi siempre lo hacen. El Servicio de Impuestos Internos usa este número para garantizar que las personas que no reúnen los requisitos para obtener un número de seguro social puedan cumplir con sus obligaciones tributarias federales.
Categorías comunes que requieren un ITIN
- Los extranjeros no residentes presentan declaraciones de impuestos federales.
Los miembros extranjeros deben declarar sus ingresos mediante el formulario 1040NR o solicitar el reembolso de los impuestos retenidos, y se requiere un ITIN para completar estas declaraciones.
- Los inversores extranjeros reclaman los beneficios de los tratados.
Los inversores de un país extranjero pueden reducir la retención aplicando las disposiciones de los tratados, y este proceso requiere un número de identificación válido.
- Extranjeros residentes sometidos a la prueba de presencia sustancial
Las personas que pasan mucho tiempo en los Estados Unidos pero no pueden obtener un número de seguro social necesitan un ITIN para fines del impuesto federal sobre la renta.
- Propietarios de una LLC de un solo miembro
El propietario individual de una entidad no considerada debe incluir un ITIN en el Anexo C para declarar los ingresos correctamente.
- Miembros de una LLC con varios miembros
Cada socio extranjero debe proporcionar un ITIN para figurar en el Anexo K-1 y garantizar un tratamiento correcto del impuesto sobre la renta.
- Los accionistas de las LLC pagan impuestos como sociedades anónimas.
Cuando una sociedad de responsabilidad limitada decide ser tratada como una corporación C o una corporación S, los propietarios extranjeros pueden necesitar que los ITIN aparezcan en las declaraciones de impuestos federales o en las presentaciones de información.
En todos los casos, el ITIN garantiza que los miembros no residentes de una LLC puedan presentar, pagar y cumplir con la ley tributaria de los EE. UU. Sin él, el propietario corre el riesgo de retrasar la presentación de las solicitudes, de retenciones excesivas y de posibles sanciones.
Requisitos y documentación de la solicitud de ITIN
La solicitud de un ITIN requiere una prueba de identidad y evidencia de la condición de extranjero. Los miembros no residentes de la LLC también deben estar preparados para demostrar su conexión con la entidad comercial.
Documento principal aceptado
- Un pasaporte válido con todas las páginas de visado requeridas es la forma de identificación más aceptada. Se puede usar de forma independiente y, por lo general, no requiere documentos adicionales.
Documentos alternativos cuando no se presenta un pasaporte
- Una tarjeta de identificación nacional que incluya una foto, una dirección, una fecha de nacimiento y una fecha de caducidad puede servir como prueba.
- Se acepta una licencia de conducir extranjera si está vigente y es legible.
- También se puede usar una tarjeta de identificación militar emitida por un país extranjero si contiene los detalles requeridos.
- Una tarjeta de registro de votante puede ser aceptable cuando se combina con otra forma de identificación.
- A menudo se requiere un certificado de nacimiento civil para los solicitantes menores de 18 años, especialmente cuando no se proporciona un pasaporte.
- Una visa estadounidense emitida por el Departamento de Estado también puede ser una prueba cuando se combina con otros documentos.
Requisitos adicionales para los miembros de la LLC
- Una copia del acuerdo de operación o acuerdo de asociación de la LLC debe mostrar la participación del solicitante en la propiedad.
- El Anexo K-1 del formulario 1065 puede confirmar la función del miembro en la declaración de ingresos.
- Es posible que se exijan certificados o declaraciones de retención en virtud de la FIRPTA o la Sección 1446 si la LLC es propietaria de bienes inmuebles en EE. UU. o tiene ingresos relacionados de manera efectiva.
Los solicitantes pueden presentar documentos originales o copias certificadas. Los agentes de aceptación certificados y las embajadas de los EE. UU. pueden ayudar a verificar los documentos. Proporcionar el conjunto correcto de documentos es el primer paso para demostrar la identidad, la situación fiscal y la elegibilidad en virtud de la legislación tributaria de los EE. UU.
Proceso de solicitud de ITIN paso a paso
El proceso de solicitud de un ITIN implica varios pasos. Cada paso garantiza que el IRS tenga la información completa a los efectos de los impuestos federales y que la solicitud no se retrase.
1. Determine el tipo de aplicación
Los solicitantes primero deben identificar si están solicitando un nuevo ITIN o si están renovando un número existente. Los nuevos solicitantes marcan la casilla para obtener un nuevo ITIN en el formulario W-7, mientras que para las renovaciones es necesario incluir el número de identificación anterior.
2. Complete el formulario W-7 con precisión
Los solicitantes deben escribir su nombre legal completo exactamente como aparece en sus documentos. Si corresponde, se debe incluir tanto una dirección extranjera como una de EE. UU. Se debe indicar el país de nacimiento, la ciudadanía y el código de motivo correcto de la solicitud.
3. Prepare la declaración de impuestos federales requerida
En la mayoría de los casos, el IRS exige que se adjunte un formulario 1040NR al W-7. Existen excepciones para ciertas circunstancias, como retener la venta de propiedades en EE. UU. o solicitar los beneficios de un tratado.
4. Envíe el paquete de solicitud completo
Los solicitantes pueden enviar el paquete por correo a la Oficina de ITIN del IRS en Austin, Texas. Otra opción es presentarlo en persona a través de un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS con cita previa. Los agentes de aceptación certificados también pueden verificar los documentos y enviar la solicitud directamente.
5. Rastrea los tiempos de procesamiento
La tramitación suele tardar siete semanas, pero las solicitudes o presentaciones internacionales durante la temporada alta pueden tardar hasta once semanas. Los solicitantes deben esperar más tiempo para evitar perder los plazos de su declaración de impuestos federales.
Seguir estos pasos ayuda a los propietarios de LLC a declarar sus ingresos correctamente, evitar multas y cumplir con la ley tributaria de EE. UU. Una solicitud cuidadosamente preparada reduce el riesgo de rechazo y garantiza que la LLC siga beneficiándose de la responsabilidad limitada a la vez que cumple con sus obligaciones.
Requisitos y plazos de renovación del ITIN
El ITIN no es permanente. Cuando se aplican reglas específicas, los miembros no residentes de una sociedad de responsabilidad limitada deben renovar su número de identificación. Estar al tanto de estos plazos evita demoras en la presentación de las declaraciones de impuestos federales.
Cuándo caducan los ITINs
- Un ITIN vencerá si no se usa en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos. Esta regla garantiza que solo los números activos sigan siendo válidos.
- Cualquier ITIN emitido antes de 2013 que no se haya renovado se considera vencido. Es necesario renovarlo antes de que el número pueda volver a usarse para fines tributarios federales.
Proceso de renovación para propietarios de LLC
- La renovación solo es necesaria si el ITIN está incluido en una declaración de impuestos federales. Si se usa solo en declaraciones informativas, es posible que no sea necesario renovarlo.
- Para renovar, el solicitante debe completar el formulario W-7 y seleccionar la opción de renovación. El formulario debe incluir el número de identificación emitido anteriormente.
- Se debe adjuntar una declaración de impuestos federales actual para demostrar la necesidad continua del ITIN. También se deben incluir los documentos de respaldo, como un pasaporte o una identificación certificada.
Plazos y plazos
- Las solicitudes de renovación deben presentarse antes del 15 de abril, la fecha límite de presentación estándar.
- Si se presenta una prórroga mediante el formulario 4868, la fecha límite final es el 15 de octubre.
- El procesamiento generalmente demora alrededor de siete semanas, pero puede extenderse hasta once semanas durante las temporadas pico de presentación de solicitudes o para las solicitudes presentadas desde un país extranjero.
Renovar un ITIN a tiempo garantiza que los miembros de la LLC puedan continuar declarando sus ingresos y cumplir con sus obligaciones tributarias federales sin demoras ni multas innecesarias.
Motivos comunes de rechazo del ITIN y cómo evitarlos
El IRS rechaza con frecuencia las solicitudes de ITIN debido a la falta de documentos, formularios incompletos o errores. Comprender las razones más comunes de rechazo ayuda a los miembros no residentes de la LLC a evitar errores.
Problemas de documentación
- Las solicitudes a menudo se rechazan cuando los solicitantes presentan fotocopias en lugar de documentos originales o certificados. El IRS exige originales o copias certificadas de la agencia emisora.
- No se aceptan documentos caducados o ilegibles. El IRS debe poder leer con claridad detalles como los nombres, las fechas de nacimiento y las fechas de vencimiento.
- Algunos solicitantes no incluyen las páginas de visa requeridas en sus pasaportes, lo que lleva al rechazo.
Errores en el formulario W-7
- Se puede rechazar una solicitud si el nombre del formulario W-7 no coincide con el nombre que aparece en los documentos de identificación.
- Los solicitantes no residentes deben incluir una dirección en el extranjero. Si no proporciona esta información, se rechazará.
- Otro error estándar es seleccionar un código de motivo incorrecto o no proporcionar detalles adicionales, como la información del tratado tributario.
Problemas con las declaraciones de impuestos
- A menos que se aplique una excepción, cada solicitud de ITIN debe incluir una declaración de impuestos federales. Presentar únicamente el formulario W-7 sin una declaración resulta en un rechazo.
- Una declaración incorrecta, como el formulario 1040 en lugar del formulario 1040NR, retrasará el proceso.
- Los solicitantes a veces rellenan ellos mismos los campos del ITIN en las declaraciones de impuestos. Estos campos deben estar en blanco para que el IRS pueda ingresar el número correcto.
Conflictos de elegibilidad
- Si el IRS determina que el solicitante reúne los requisitos para obtener un número de seguro social, se denegará la solicitud del ITIN.
- Los dependientes y los cónyuges que no cumplan con los requisitos para obtener un beneficio tributario permitido también pueden ser rechazados.
La preparación y revisión cuidadosas del paquete de solicitud pueden evitar estos errores comunes. La presentación de documentos y formularios precisos reduce el riesgo de rechazo y ahorra un tiempo valioso.
Situaciones especiales para propietarios de LLC
Algunos miembros no residentes de la LLC se enfrentan a situaciones inusuales que requieren atención especial. Estos casos suelen incluir documentación adicional o normas diferentes en virtud de la legislación tributaria de los EE. UU.
Estudiantes internacionales con LLCs
- Un estudiante con una visa F-1 que crea una LLC para consultoría u otro trabajo a menudo debe solicitar un ITIN. Es posible que el estudiante también necesite una carta de denegación del Seguro Social si su visa no le permite trabajar.
- Si el estudiante obtiene más adelante la autorización de trabajo a través de la capacitación práctica opcional, su situación tributaria puede cambiar y es posible que califique para obtener un número de seguro social en lugar de un ITIN.
No residentes con familiares a cargo en EE. UU.
- Un propietario extranjero de una LLC que mantiene a niños ciudadanos estadounidenses puede necesitar un ITIN para solicitar ciertos créditos tributarios.
- Para calificar, el solicitante debe presentar certificados de nacimiento que muestren la relación entre padres e hijos y evidencia de manutención, como registros escolares o médicos.
Estructuras de propiedad multinacionales
- A veces, una corporación extranjera es propietaria de una LLC estadounidense con varios miembros no residentes. Cada propietario debe tener un ITIN para declarar los ingresos a través de la LLC.
- Es posible que la corporación extranjera necesite un número de identificación del empleador en lugar de un ITIN.
LLCs de inversión inmobiliaria
- Los inversores extranjeros que utilizan una LLC para comprar o vender propiedades estadounidenses deben cumplir con la Ley del Impuesto a la Inversión Extranjera en Bienes Inmuebles.
- Se necesita un ITIN para presentar el formulario 8288-B, que se usa para solicitar una retención reducida e informar la transacción de propiedad al IRS.
Estas situaciones especiales muestran que los requisitos de ITIN son diferentes para cada entidad comercial. Comprender estas diferencias permite a los miembros de la LLC planificar y evitar problemas de cumplimiento cuando se enfrentan a situaciones tributarias únicas.
Servicios de agente de aceptación certificado
Solicitar un ITIN puede resultar intimidante, especialmente para los no residentes que no estén familiarizados con la legislación tributaria de los EE. UU. El Servicio de Impuestos Internos autoriza a los agentes de aceptación certificados (CAA) a ayudar en este proceso.
Ventajas de usar CaaS
- La CAA puede verificar los pasaportes y algunos otros documentos de identificación. Este servicio permite a los solicitantes conservar sus documentos originales en lugar de enviarlos por correo al IRS.
- Estos agentes brindan asistencia profesional para completar el formulario W-7. Su capacitación ayuda a reducir los errores y reduce las probabilidades de rechazo.
- Las CaaS también pueden explicar las reglas y circunstancias especiales para los propietarios de LLC no residentes, lo que hace que el proceso sea menos confuso.
Cómo encontrar una CAA
- El IRS mantiene un directorio de agentes de aceptación certificados activos. Los solicitantes pueden buscar por ubicación para encontrar agentes en los Estados Unidos o en un país extranjero.
- Muchas firmas de servicios profesionales, incluidas las empresas de preparación de impuestos, también emplean a CA que pueden ayudar con las solicitudes de ITIN.
Limitaciones de CaaS
- La CAA solo puede certificar ciertos documentos, como pasaportes y certificados de nacimiento. Otras formas de identificación deben presentarse como originales o copias certificadas de la agencia emisora.
- Algunos CaaS solo sirven a su área local; no todos ofrecen servicios remotos o internacionales.
Los agentes de aceptación certificados pueden ser un recurso valioso para los miembros de la LLC que desean evitar enviar documentos confidenciales por correo o que necesitan ayuda con situaciones tributarias complicadas.
Riesgos de incumplimiento para los propietarios de LLC
No solicitar o mantener un ITIN válido puede crear serios problemas financieros y legales para los propietarios de LLC no residentes. Estos riesgos afectan tanto a los miembros individuales como a la propia sociedad de responsabilidad limitada.
Consecuencias fiscales inmediatas
- Sin un ITIN válido, una LLC puede enfrentarse a tasas de retención más altas sobre las ganancias asignadas a los miembros no residentes. Esto puede reducir significativamente los ingresos disponibles para los inversores extranjeros.
- Un ITIN vencido o faltante puede retrasar el procesamiento de las declaraciones de impuestos federales, lo que puede impedir que los reembolsos se emitan a tiempo.
- La presentación sin un número de identificación válido también puede generar multas e intereses por parte del IRS.
Riesgos empresariales
- Una LLC que no mantenga registros de identificación fiscal válidos para todos los miembros puede enfrentarse a problemas de cumplimiento en virtud de las normas de presentación de informes de sociedades.
- La falta de ITIN puede crear problemas durante las auditorías, lo que dificulta demostrar el tratamiento adecuado del impuesto sobre la renta.
- Los bancos y los prestamistas suelen exigir información tributaria válida, por lo que el incumplimiento puede dificultar que la entidad comercial abra cuentas o solicite un crédito.
Complicaciones regulatorias y legales
- El Servicio de Impuestos Internos puede aumentar el escrutinio de una empresa que constantemente no cumple con los requisitos de ITIN.
- El incumplimiento puede complicar las transferencias de propiedad, las fusiones o la venta de activos empresariales, porque los compradores y los reguladores esperan que los registros tributarios estén completos.
Los riesgos de incumplimiento demuestran por qué es necesario obtener y mantener un ITIN para cada miembro no residente de una sociedad de responsabilidad limitada.
Mejores prácticas y planificación de cronogramas
La planificación adecuada garantiza que los propietarios de LLC no residentes eviten demoras a la hora de recibir un ITIN y cumplan con la legislación tributaria de EE. UU.
Aplica en el momento adecuado.
- Lo mejor es solicitar un ITIN mucho antes de la fecha límite para presentar la declaración federal de impuestos. La solicitud en otoño da tiempo suficiente para tramitarla antes de la ajetreada temporada de impuestos.
- Si es posible, evite presentar la solicitud entre enero y abril, ya que es la temporada alta del IRS y el procesamiento puede demorar más.
Alinee el ITIN con la planificación empresarial.
- Los miembros deben considerar la posibilidad de solicitar el ITIN de inmediato al formar una nueva LLC para evitar demoras en la presentación de las declaraciones de asociación.
- La planificación ayuda a garantizar que la empresa esté lista para declarar los ingresos y presentar los formularios correctos antes de los plazos requeridos.
Prepárate para posibles retrasos.
- Los solicitantes deben conservar copias de todos los documentos y hacer un seguimiento de cuándo se envían los originales por correo. Esto ayuda a mantener los registros y les permite responder rápidamente si el IRS solicita información adicional.
La obtención de varias copias certificadas de los documentos puede evitar interrupciones si una de las copias se pierde o se retrasa. Seguir estas mejores prácticas facilita a los propietarios de una LLC no residentes gestionar sus obligaciones tributarias, mantener las protecciones de responsabilidad limitada y mantener a su empresa al día con las agencias estatales y federales.
Preguntas frecuentes
¿Puede un no residente formar una sociedad de responsabilidad limitada sin un ITIN?
Sí, un no residente puede registrar una sociedad de responsabilidad limitada sin un ITIN. Sin embargo, cada propietario sigue necesitando un número de identificación a efectos fiscales federales para presentar una declaración de impuestos federales, declarar sus ingresos y solicitar los beneficios de un tratado. Sin un ITIN, el Servicio de Impuestos Internos puede exigir una retención más alta sobre las ganancias, y la LLC corre el riesgo de demorar en el cumplimiento de los requisitos de cumplimiento.
¿Una LLC de un solo miembro siempre requiere un ITIN?
Una LLC de un solo miembro propiedad de un no residente se trata como una entidad excluida a los efectos del impuesto federal sobre la renta. El propietario individual debe obtener un ITIN para declarar sus ingresos en el Anexo C y presentar los formularios correspondientes. Incluso cuando solo exista un miembro, el IRS sigue exigiendo el número de identificación correcto para garantizar que la entidad comercial cumpla con sus obligaciones tributarias.
¿En qué se diferencia el uso del ITIN entre una LLC y una corporación?
Una LLC es una estructura empresarial flexible que puede tratarse como una entidad separada, una asociación o incluso elegir un estado fiscal de corporación C o corporación S. Los miembros no residentes de una LLC generalmente necesitan un ITIN, mientras que las corporaciones suelen usar un número de identificación del empleador. El tratamiento tributario correcto depende de cómo se clasifique a la entidad legal a efectos del impuesto sobre la renta y de las elecciones que se hagan con el IRS.
¿Qué riesgos corren los miembros de la LLC si no renuevan un ITIN?
Si un ITIN vence y no se renueva, el Servicio de Impuestos Internos no procesará las declaraciones de impuestos correctamente. Esto puede provocar demoras en los reembolsos, mayores retenciones sobre las ganancias de la asociación y multas por no cumplir con la ley tributaria federal. Para los miembros de la LLC, los números vencidos también crean problemas con el mantenimiento de los registros y pueden afectar la protección de responsabilidad personal vinculada a la entidad comercial.
¿Los requisitos de ITIN son diferentes para los inversores extranjeros en bienes raíces?
Sí, las inversiones inmobiliarias a través de una sociedad de responsabilidad limitada, LLC, están sujetas a reglas especiales en virtud de la Ley del Impuesto a la Inversión Extranjera en Bienes Inmuebles. Los propietarios no residentes deben obtener un ITIN para solicitar los certificados de retención, presentar la declaración de impuestos federales correcta y evitar impuestos excesivos sobre la venta de propiedades. Sin un número de identificación válido, los inversores extranjeros pueden enfrentarse a mayores retenciones y a una menor flexibilidad en el tratamiento tributario.
¿Los residentes permanentes legales pueden usar un ITIN en lugar de un número de seguro social?
No, los residentes permanentes legales son elegibles para obtener un número de seguro social y deben usarlo en lugar de un ITIN. El ITIN está diseñado solo para personas que no reúnen los requisitos para obtener un SSN pero que deben cumplir con los requisitos del impuesto federal sobre la renta. Usar un número de identificación incorrecto puede causar problemas con el IRS y complicar la presentación de las declaraciones de impuestos.
