Guía de ITIN para contratistas y autónomos: cómo solicitarlo

Si es contratista o trabajador independiente en los Estados Unidos y no puede obtener un número de seguro social, es posible que aún deba presentar una declaración de impuestos federales. El Servicio de Impuestos Internos proporciona un número de identificación fiscal individual en esta situación. Este número de procesamiento de impuestos ayuda a los trabajadores independientes a cumplir con las leyes tributarias, incluso si no son elegibles para obtener un número de seguro social.

El ITIN se utiliza exclusivamente con fines fiscales. Permite a las personas declarar sus ingresos, solicitar reembolsos cuando son elegibles y mantenerse al día con el IRS. Los contratistas, trabajadores independientes, estudiantes extranjeros, cónyuges y dependientes suelen confiar en este número de identificación fiscal, el ITIN, para cumplir con sus obligaciones tributarias federales. Sin él, muchos contribuyentes no podrían presentar una declaración adecuada durante la temporada de impuestos.

Esta guía explica cómo el IRS emite los ITIN, quién los necesita y los pasos para solicitar un ITIN. También aprenderá sobre los requisitos de documentación, las reglas de renovación y cómo evitar errores comunes. Ya sea que recién esté familiarizado con el sistema tributario de EE. UU. o simplemente necesite entender los aspectos básicos, este artículo proporciona una guía clara y práctica que lo ayudará a cumplir con los requisitos federales.

¿Qué es un ITIN? Comprensión de los conceptos básicos

Un número de identificación individual del contribuyente, o ITIN, es un número de procesamiento de impuestos de nueve dígitos emitido por el Servicio de Impuestos Internos. Está destinado a personas que deben presentar una declaración de impuestos federales pero que no reúnen los requisitos para obtener un número de seguro social.

Qué le permite hacer un ITIN

Un ITIN le permite presentar una declaración de impuestos federales incluso si no puede obtener un número de seguro social. Esto garantiza que los contratistas, los trabajadores independientes y otros trabajadores cumplan con las leyes tributarias de los EE. UU.
Con un ITIN, puede declarar sus ingresos al IRS, lo cual es obligatorio para cualquier persona que gane dinero de fuentes estadounidenses. Esto le permite cumplir con sus obligaciones tributarias federales sin un SSN.
El IRS le permite solicitar reembolsos cuando es elegible si presenta su declaración de impuestos con un ITIN. Esto garantiza que no esté pagando impuestos de más.
Al usar un ITIN, tiene un número de identificación fiscal oficial (ITIN) que puede incluirse en los formularios federales, lo que hace que sus documentos tributarios estén completos y sean válidos.

Qué no hace un ITIN

Un ITIN no otorga autorización para trabajar en los Estados Unidos. Si necesita una autorización de trabajo, debe solicitarla a través de los canales adecuados, como el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos.
Tener un ITIN no cambia su estado migratorio. Es estrictamente un número a efectos fiscales y no afecta a sus solicitudes de residencia o ciudadanía.
Un ITIN no lo califica para recibir los beneficios del Seguro Social. Solo las personas con un número de seguro social válido emitido por la Administración del Seguro Social son elegibles para esos beneficios.
Fuera de los fines tributarios, un ITIN no se considera una identificación válida. No puede usarlo sin una licencia de conducir, una identificación estatal o un pasaporte.

Si bien el formato de un ITIN se parece al de un número de seguro social, su función es completamente diferente. El IRS emite los ITIN únicamente con fines tributarios, y son esenciales para los contratistas y trabajadores independientes que deben declarar sus ingresos y presentar declaraciones de impuestos federales, pero no pueden obtener un SSN.

¿Quién necesita un ITIN como contratista o profesional independiente?

Se requiere un ITIN para muchas personas que obtienen ingresos de fuentes estadounidenses pero no son elegibles para obtener un número de seguro social. El Servicio de Impuestos Internos usa este número de identificación fiscal para rastrear y procesar las declaraciones de impuestos federales. Los contratistas y trabajadores independientes suelen clasificarse en los siguientes grupos:

Contratistas extranjeros no residentes

Los ciudadanos extranjeros que trabajan para empresas estadounidenses, como escritores, consultores o diseñadores, necesitan un ITIN para presentar una declaración de impuestos federales. Incluso si viven fuera del país, deben declarar sus ingresos al IRS.
Los trabajadores remotos que residen en el extranjero pero que atienden a clientes estadounidenses deben usar un ITIN en lugar de un número de seguro social para cumplir con las normas tributarias federales.

Extranjeros residentes sin SSN

Es posible que las personas que hayan vivido en los Estados Unidos el tiempo suficiente para cumplir con la prueba de presencia sustancial deban declarar sus impuestos incluso antes de reunir los requisitos para obtener un número de seguro social. Un ITIN les permite cumplir con esta obligación.
Algunos titulares de visas que no reúnen los requisitos para obtener un SSN aún deben declarar sus ingresos, y la solicitud de un ITIN garantiza que cumplen con la ley tributaria federal.

Estudiantes y becarios extranjeros

Los estudiantes con visas F-1 que reciben estipendios, becas o salarios a tiempo parcial deben obtener un ITIN si no tienen un SSN. Este número les permite presentar una declaración de impuestos y solicitar las deducciones aplicables.
Los profesores o investigadores visitantes con visas J-1 suelen utilizar un ITIN para cumplir con sus requisitos de declaración de impuestos cuando no pueden reunir los requisitos para obtener un número de seguro social.

Cónyuges y dependientes

Los cónyuges de ciudadanos o residentes estadounidenses pueden necesitar un ITIN si presentan una declaración de impuestos federales conjunta pero no son elegibles para un SSN.
Es posible que los hijos u otros dependientes que soliciten créditos o deducciones tributarias también deban tener un ITIN para que el contribuyente pueda solicitar esos beneficios.

En cada caso, el ITIN debe declarar los ingresos, presentar una declaración de impuestos federales y cumplir con los requisitos del Servicio de Impuestos Internos.

Por qué los ITIN son importantes para los trabajadores independientes

Para los contratistas independientes y los trabajadores independientes, un ITIN es más que solo papeleo. Es la clave para cumplir con los requisitos tributarios federales y evitar problemas financieros innecesarios.

Requisitos de declaración de impuestos federales

Un ITIN permite a los contribuyentes presentar los formularios federales correctos, incluido el formulario 1040 para extranjeros residentes o el formulario 1040-NR para extranjeros no residentes. Sin él, el IRS no puede procesar la declaración.
Las personas que trabajan por cuenta propia utilizan el Anexo C para declarar los ingresos y gastos de la empresa, y el Anexo SE para calcular los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Ambos formularios requieren un número de identificación fiscal válido.
Los clientes estadounidenses deben emitir el formulario 1099-NEC a los contratistas que paguen más de 600 dólares al año. Este formulario debe incluir un número de seguro social o un ITIN.

Obligaciones de informar al cliente

Las empresas estadounidenses tienen la obligación legal de informar los pagos de los contratistas al IRS. Si un contratista no puede proporcionar un SSN, la empresa solicitará un ITIN para cumplir con sus requisitos de presentación de informes.
Sin un ITIN, los clientes pueden retener una porción mayor de los pagos (a menudo el 30 por ciento) como retención adicional, lo que reduce los ingresos del contratista y retrasa los reembolsos hasta que se presenten los impuestos.

Al asegurarse de tener un ITIN, los contratistas y trabajadores independientes pueden declarar sus ingresos con precisión, solicitar deducciones elegibles y evitar multas o retenciones innecesarias.

Cronograma y fechas límite para la solicitud de ITIN

El IRS establece plazos y plazos claros para obtener un ITIN. Saber cuándo presentar la solicitud ayuda a los contribuyentes a evitar multas, cargos por pagos atrasados y demoras en el procesamiento.

El momento ideal para solicitar un ITIN es cuando prepare su primera declaración de impuestos federales que lo exija. La solicitud de su declaración ayuda a garantizar que el IRS procese ambas declaraciones simultáneamente.
La fecha límite para presentar una declaración de impuestos federales sobre la renta suele ser el 15 de abril. Si solicita una prórroga, la fecha límite final es el 15 de octubre, pero los impuestos adeudados deben pagarse antes del 15 de abril.
El tiempo de procesamiento estándar de un ITIN es de aproximadamente siete semanas. Sin embargo, durante la ajetreada temporada de impuestos, de enero a abril, el procesamiento puede demorar de nueve a once semanas para los solicitantes internacionales.
Los solicitantes de ITIN por primera vez deben presentar la solicitud por correo. No puede presentar electrónicamente una declaración de impuestos el mismo año en que se emite el ITIN, lo que significa que la planificación es esencial.

Presentar la solicitud con anticipación y prestar atención a los plazos ayuda a los contratistas y trabajadores independientes a cumplir con los requisitos tributarios federales y, al mismo tiempo, evitar demoras costosas.

Proceso de solicitud de ITIN paso a paso

La solicitud de un ITIN requiere prestar atención a los detalles y a la documentación correcta. Seguir un proceso estructurado ayuda a garantizar que el Servicio de Impuestos Internos acepte su solicitud.

Reúna los documentos requeridos
Primero, debe recopilar toda la documentación necesaria, incluido el formulario W-7, la prueba de identidad y la evidencia de la condición de extranjero. Los documentos aceptables incluyen un pasaporte válido, una tarjeta de identificación nacional o un certificado de nacimiento para los dependientes. Cada solicitante debe presentar copias originales o certificadas.
Complete el formulario W-7
Este formulario es la solicitud oficial de un número de identificación fiscal individual del IRS. Asegúrese de seleccionar el motivo correcto para presentar la solicitud y de proporcionar datos personales precisos, como el nombre, la dirección y la fecha de nacimiento. Los errores u omisiones pueden provocar retrasos.
Prepare y adjunte su declaración de impuestos
En la mayoría de los casos, debe presentar su solicitud de ITIN junto con su declaración de impuestos federales. Deje el campo del número de seguro social en blanco y adjunte el formulario W-7 al anverso de la declaración antes de enviarla por correo.
Presentar el paquete de solicitud
Puede enviar su solicitud por correo al centro de procesamiento del IRS en Austin, Texas, entregarla a través de un servicio de mensajería privado o trabajar con los centros de asistencia al contribuyente del IRS y los agentes de aceptación de certificados que pueden verificar sus documentos en persona.

Al seguir cuidadosamente estos pasos y enviar la información completa, los contribuyentes pueden reducir las demoras en el procesamiento y aumentar la probabilidad de aprobación.

Proceso de renovación de ITIN

Un ITIN no dura para siempre. Si no se ha utilizado en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos o si se emitió antes de 2013 y nunca se renovó, es posible que ya no sea válido.

La renovación comienza con la presentación de un nuevo formulario W-7. Esta vez, debe marcar la casilla que indica que está solicitando la renovación del ITIN en lugar de solicitar un número nuevo.
Se aplican los requisitos de documentación exactos. Debe presentar una prueba de identidad y condición de extranjero, como un pasaporte válido u otros documentos aceptables. Es posible que los dependientes también deban presentar pruebas de residencia en los EE. UU.
Por lo general, se requiere una declaración de impuestos federales con la solicitud de renovación, a menos que califique para una excepción específica.
El proceso de renovación lleva aproximadamente el mismo tiempo que el de una solicitud por primera vez, a menudo entre siete y once semanas, según la época del año.

Presentar una renovación varios meses antes de la temporada de impuestos ayuda a garantizar que su ITIN permanezca activo y evita demoras en la presentación de su declaración de impuestos federales.

Agentes de aceptación certificados (CaaS): cómo ayudan

Los agentes de aceptación certificados (CAA) son esenciales para ayudar a los contribuyentes con las solicitudes de ITIN. Estas personas u organizaciones están autorizadas por el Servicio de Impuestos Internos a verificar los documentos y presentar solicitudes en nombre de los clientes.

Una CAA puede autenticar su identificación original y sus documentos de estatus de extranjero, por lo que no tiene que enviar los pasaportes o identificaciones originales al IRS. Esto reduce el riesgo de perder los registros esenciales del correo.
El uso de una CAA le permite recibir sus documentos inmediatamente después de la verificación, lo que es particularmente útil para los estudiantes, contratistas o familias que necesitan pasaportes para otros fines.
Los profesionales de impuestos que se convierten en CAA amplían su capacidad para atender a clientes internacionales y brindar servicios especializados a comunidades de inmigrantes, estudiantes extranjeros y contratistas no residentes.
Los CAA deben completar la capacitación obligatoria, someterse a verificaciones de antecedentes y cumplir con las normas del IRS para conservar su autorización.

Para muchos contribuyentes, especialmente aquellos que viven en el extranjero o tienen acceso limitado a las oficinas del IRS, trabajar con una CAA hace que el proceso de solicitud o renovación del ITIN sea más seguro y eficiente.

Problemas comunes y casos extremos

Incluso cuando los contribuyentes siguen las instrucciones, las solicitudes de ITIN pueden presentar dificultades. Conocer los problemas más comunes ayuda a los contratistas y autónomos a evitar demoras.

Solicitudes rechazadas o suspendidas

El IRS puede rechazar una solicitud de ITIN si el formulario W-7 está incompleto, es ilegible o le faltan firmas. Los rechazos también se producen cuando los nombres, las fechas de nacimiento o las direcciones postales no coinciden con los documentos de respaldo.
Algunas solicitudes se suspenden en lugar de rechazarse de plano. En este caso, el IRS emite una notificación CP566 solicitando información adicional, como una prueba más evidente de la condición de extranjero o documentos de identidad.

ITIN y SSN duplicados

Una persona con un ITIN puede calificar más adelante para obtener un número de seguro social. Algunos contribuyentes tienen ambos registros, lo que crea confusión en los registros del IRS.
Para resolver este problema, el contribuyente debe escribir al IRS solicitando que todos los registros tributarios se combinen bajo el número de seguro social. Una vez que se emita un SSN, el ITIN ya no se debe usar en las declaraciones de impuestos.

Escenarios especiales

Los inversores extranjeros que posean propiedades en los Estados Unidos deben tener un ITIN para declarar los ingresos por alquiler en el formulario 1040-NR. La ley tributaria de los EE. UU. les exige presentar la declaración incluso si viven fuera del país.
A los estudiantes internacionales que reciben estipendios o ingresos por investigación se les puede pedir que proporcionen documentación adicional, como una carta de un funcionario escolar designado, antes de que el IRS acepte su solicitud.
Los trabajadores remotos que viven en el extranjero pero ganan dinero con clientes estadounidenses deben solicitar un ITIN para que sus clientes puedan emitir los formularios 1099-NEC precisos.

Al abordar los problemas rápidamente y proporcionar la documentación completa, la mayoría de los problemas de ITIN se pueden resolver sin consecuencias a largo plazo.

Riesgos de ignorar los requisitos de ITIN

No solicitar o renovar un ITIN cuando sea necesario puede crear serios problemas tributarios, financieros y relacionados con la inmigración.

Sanciones por cumplimiento tributario

Los contribuyentes que no presenten una declaración federal de impuestos sobre la renta cuando sea requerida pueden enfrentarse a multas de hasta el cinco por ciento de los impuestos impagos por cada mes en que la declaración se retrase, con una multa máxima del 25 por ciento.
Los intereses y las multas adicionales por falta de pago de impuestos siguen aumentando hasta que se liquide el monto total, lo que puede hacer que una pequeña deuda tributaria crezca rápidamente.

Implicaciones de inmigración

Los funcionarios de inmigración de los Estados Unidos con frecuencia revisan el cumplimiento tributario al evaluar las solicitudes de residencia permanente o ciudadanía. Un historial de declaraciones de impuestos faltantes o de ingresos no declarados puede perjudicar estas solicitudes.
La presentación constante de declaraciones de impuestos con un ITIN demuestra que usted cumple con la ley de los EE. UU., lo que puede respaldar su estado migratorio o futuras peticiones.

Consecuencias empresariales y financieras

Los contratistas que no proporcionen un ITIN a sus clientes pueden enfrentarse a retenciones adicionales, en las que hasta el 30 por ciento de los pagos se retienen y se envían directamente al IRS. Esto reduce los ingresos y retrasa los reembolsos.
Las instituciones financieras a veces cierran o restringen las cuentas si el titular de la cuenta no puede proporcionar un número de identificación fiscal válido para fines de presentación de informes. Esto puede limitar el acceso a los servicios bancarios.

Al mantener un ITIN actualizado y presentarlo a tiempo, los trabajadores independientes evitan costos innecesarios y protegen sus finanzas y su situación legal.

Próximos pasos para contratistas y autónomos

Si bien el proceso del ITIN puede parecer complicado, dividirlo en pasos más pequeños lo hace manejable. Los contratistas y trabajadores independientes pueden cumplir con las normas planificando y preparándose cuidadosamente.

El primer paso es revisar su situación. Si no puede obtener un número de seguro social pero debe presentar una declaración de impuestos federales, debe solicitar un ITIN para cumplir con las normas del IRS.
El segundo paso es reunir los documentos. Necesitará el formulario W-7, un comprobante de identidad, como un pasaporte o un documento de identidad nacional, y un comprobante de su condición de extranjero. Todos los documentos deben estar actualizados y ser legibles.
El tercer paso es preparar su declaración de impuestos federales. Debe dejar el campo del número de seguro social en blanco, adjuntar el formulario W-7 en la parte delantera y asegurarse de incluir todos los anexos antes de enviarlo por correo.
El cuarto paso es elegir cómo enviar tu paquete. Puede enviarlo por correo al centro de procesamiento del IRS en Austin, Texas, usar un servicio de mensajería privado o visitar un centro de asistencia al contribuyente del IRS o un agente de recepción de certificados para verificarlo en persona.
El último paso es supervisar su solicitud. Si no recibe una notificación de ITIN dentro del plazo previsto, debe comunicarse con el IRS para verificar el estado y confirmar si se requieren documentos adicionales.

Al seguir estos pasos cuidadosamente y aplicarlos antes de las fechas límite de la temporada de impuestos, los contratistas y trabajadores independientes pueden presentar sus declaraciones con confianza y cumplir con la ley tributaria de los EE. UU.

Preguntas frecuentes

¿Por qué es importante un ITIN a efectos fiscales?

Un ITIN es un número de identificación fiscal individual que el Servicio de Impuestos Internos emite a las personas que no reúnen los requisitos para obtener un número de seguro social. Se usa únicamente con fines tributarios y permite a los contribuyentes presentar una declaración de impuestos federales, declarar sus ingresos y solicitar reembolsos. Los contratistas, trabajadores independientes, dependientes y cónyuges que carecen de un número de seguro social confían en este número de procesamiento de impuestos para cumplir con los requisitos del impuesto federal sobre la renta durante la temporada de impuestos.

¿Quién es elegible para solicitar un ITIN?

Las personas que no pueden obtener un número de seguro social pero deben presentar una declaración de impuestos federales pueden solicitar un ITIN. Esto incluye a los ciudadanos extranjeros con ingresos estadounidenses, a los extranjeros residentes sin número de seguro social y a los dependientes o cónyuges declarados en las declaraciones federales. Los solicitantes deben demostrar su elegibilidad mediante documentación, como un pasaporte válido o un certificado de nacimiento, y presentar el formulario W-7 junto con su declaración de impuestos o una excepción aprobada.

¿Cómo ayudan los agentes de aceptación y los agentes de aceptación certificadores?

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) autoriza y certifica a los agentes de aceptación para ayudar a los contribuyentes con las solicitudes de ITIN. Estos agentes verifican la identidad y la condición de extranjero, ayudan a completar el formulario W-7 y presentan las solicitudes directamente al IRS. El uso de agentes autorizados reduce la necesidad de enviar por correo los documentos originales, como los pasaportes. Este servicio permite a los contratistas, trabajadores independientes y dependientes solicitar un ITIN de forma segura y garantiza que su declaración de impuestos federales se presente correctamente.

¿Se puede usar un ITIN en lugar de un número de seguro social?

Un ITIN no puede reemplazar un número de seguro social. La Administración del Seguro Social emite números de seguro social para las prestaciones laborales y del Seguro Social, mientras que el número de identificación fiscal individual del IRS se utiliza únicamente con fines tributarios. Los contribuyentes usan un ITIN para presentar, declarar sus ingresos y solicitar reembolsos, pero no les autoriza a trabajar. Una vez que una persona obtiene un SSN, el ITIN vence y todas las declaraciones de impuestos futuras deben usar el número de seguro social (SSN).

¿Qué sucede si mi ITIN ha caducado?

Si su ITIN venció porque no se usó en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos, o si el IRS emitió un aviso, debe completar una renovación del ITIN. La renovación requiere presentar el formulario W-7 con documentación actualizada, como una prueba de identidad y condición de extranjero. Las solicitudes pueden enviarse por correo a Austin, Texas, presentarse a través de agentes certificadores de aceptación o tramitarse en un centro de asistencia al contribuyente del IRS.

¿Qué debo hacer si se rechaza mi solicitud de ITIN?

Si el IRS rechaza su solicitud de ITIN, por lo general le enviará una carta explicando el motivo. Los problemas más comunes incluyen la falta de documentación, un formulario W-7 incompleto o la falta de presentación de una prueba de la condición de extranjero. Los contribuyentes deben revisar la notificación detenidamente, corregir los errores y presentar una nueva solicitud para que el IRS la tramite individualmente. Ponerse en contacto con el IRS o trabajar con un agente de aceptación autorizado puede ayudar a garantizar que la solicitud presentada nuevamente cumpla con todos los requisitos.

¿Pueden los dependientes y los cónyuges obtener un ITIN?

Sí, los cónyuges y dependientes que no reúnen los requisitos para obtener un número de seguro social pueden solicitar un ITIN si figura en una declaración de impuestos federales. Por ejemplo, un hijo declarado como dependiente debe tener la documentación adecuada, como un pasaporte o un certificado de nacimiento. El cónyuge que presente la solicitud conjuntamente con un ciudadano o residente de los EE. UU. también debe obtener un ITIN para presentar la solicitud correctamente y solicitar los beneficios tributarios federales aplicables.